Réussir l’aménagement de son open space : les astuces à connaitre
Le gain de place est évident, mais quid de la productivité ou encore de l’efficacité dans un endroit où vont cohabiter sans réelle séparation plusieurs salariés ? S’il n’est pas bien pensé, un tel espace peut être source de déconcentration, de stress voire de situations conflictuelles. Ce sont tous ces enjeux auxquels il faut trouver des solutions au moment d’aménager son futur openspace professionnel.
Répartition des collaborateurs
L’identification des différents services se trouvant au sein d’un même plateau ou encore la répartition des collaborateurs en fonction de leur projet de travail commun sont deux idées à mettre en place. Il est évident qu’il est facile d’être déconcentré dans son travail par des allers et venues incessants et cela est mécaniquement multiplié par le nombre d’espaces à créer ainsi dans un même openspace.
Aussi, il vaut mieux éviter de mettre plus de 10 salariés dans un open space, mais aussi réfléchir à l’emplacement du mobilier pour leur permettre de travailler dans de bonnes conditions : pouvoir échanger, favoriser néanmoins le calme, éviter les reflets sur les écrans mais aussi le positionnement devant des portes. A chaque entrée, le réflexe étant de lever la tête pour voir qui arrive, ce qui est déroutant et contreproductif.
Flux de passage et mobilier
Il ne faut pas sous-estimer l’importance de la circulation dans un tel espace car les collaborateurs sont amenés à se déplacer pour se rendre à la photocopieuse, donner un document à un collègue ou se rendre aux toilettes.
Le choix du mobilier contribue pour beaucoup aux bonnes conditions de travail. Même si l’on peut penser que les couleurs vives vont inciter les collaborateurs à être plus créatifs, par exemple, des études prouvent que ce n’est pas le cas, au contraire : des couleurs neutres, sobres et claires incitent davantage à la concentration, ce qui est indispensable dans un endroit de travail partagé.
Rendre fonctionnel et convivial son open space
Entrer dans un open space peut créer une sensation de malaise, voire d’oppression : la vue de ces bureaux qui s’alignent peut être mal perçue si le regard est bloqué par du mobilier. Il est donc indispensable d’opter uniquement pour des meubles bas pour permettre le rangement. Les salariés, entre deux tâches, pourront ainsi laisser leur regard s’évader par les fenêtres, ce qui est bénéfique pour leur bien-être et leur santé oculaire, surtout s’ils travaillent sur écran.
En cas de flex office, il est de bon ton de prévoir des espaces de rangement pour les affaires personnelles (ces derniers peuvent être fermés par le biais de clés ou de cadenas), en plus d’offrir du rangement pour les dossiers et les documents papiers. Notre recommandation est de s’équiper d’un bureau professionnel, parfaitement étudié pour les espaces de travail collectifs et résistant aux contraintes du temps.
Atténuer le niveau sonore
Clics de souris, sonneries de téléphone : ces bruits pourtant inévitables dans le monde du travail peuvent se révéler très pénibles dans un open space. Heureusement, il est possible de trouver des panneaux en liège, des panneaux sur pieds, des plaques murales ou de plafonds et des barres séparatrices de bureaux qui ont pour objectif de réduire le nombre de décibels et donc le bruit ambiant ou encore de pouvoir gagner en intimité, même dans un espace de travail partagé.
Etre à plusieurs dans le même espace pendant plusieurs heures : voilà qui peut sembler en totale inadéquation avec le bien-être et la santé au travail. Pourtant, il est possible de concilier productivité et confort pour ses salariés, notamment en adoptant sans réserve du mobilier qui leur permet de choisir entre la station debout ou assise pour travailler (dont des bureaux) afin de limiter la sédentarité et les problèmes qui y sont associés.
Des canapés, des alcôves seront mis dans ce lieu pour permettre, selon les tâches à effectuer, de pouvoir s’isoler pour travailler ou encore, se rendre dehors quand les beaux jours arrivent. Certaines cabines mobiles se prêtent ainsi à l’extérieur et à l’intérieur en toute simplicité, sans rogner sur la qualité du travail fait. A défaut de permettre le télétravail ou de pouvoir travailler dehors, pourquoi ne pas inviter la nature dans l’open space ? Le fait de placer des plantes vertes de toutes les tailles aura un effet apaisant sur les collaborateurs et cela leur donnera l’occasion de faire des pauses en les entretenant et en les arrosant. Des liens peuvent se créer entre eux, renforçant la cohésion d’équipe.
Gestion des contraintes informatiques
Prendre des accessoires malins comme des passe-câbles permet de cacher tout ce qui peut être considéré comme disgracieux dans un endroit comme un open space où le matériel informatique est forcément très présent et en corrélation avec le nombre de salariés y travaillant.
Afin de ne pas être confrontés à des problèmes, il est toujours préférable d’anticiper la mise en œuvre d’un open space en le créant en 2 ou 3D, afin d’avoir une vision claire de ce à quoi cela va ressembler. Il sera alors possible de voir si l’ensemble est cohérent, répond aux conseils évoqués ici et pouvoir trouver des solutions aux points négatifs qui pourraient être soulevés. Cela permettra dès réception du mobilier de pouvoir l’installer de manière rapide, pour une mise au travail qui le sera tout autant, tout en se félicitant d’avoir bien pensé l’open space pour ses collaborateurs.
