1. Ne pas sous-estimer l’importance de la gestion administrative
Il est obligatoire, pour que le salarié arrive le premier jour, que tous les éléments relatifs à son embauche soient obtenus en amont par l’entreprise. Ce nouveau collaborateur a son rôle à jouer dès qu’il sait qu’il a obtenu le poste car il doit fournir des éléments tels qu’une carte d’identité, un justificatif de domicile et un RIB pour permettre le versement de son salaire.
En échange, l’entreprise doit lui préparer un contrat de travail qui démarre au premier jour de la période d’essai, mais aussi programmer une visite à la médecine du travail.
2. Est-ce qu’une charte d’entreprise existe déjà ?
A différencier du livret d’accueil dont nous parlons juste après, la charte d’entreprise est un document qui met en exergue les valeurs de l’entreprise notamment en ce qui concerne l’environnement (ce qui compte désormais beaucoup pour de nombreux salariés), son histoire et comment est envisagé son développement. Cette charte a pour objectif de garantir une bonne cohésion d’équipe autour d’un code de conduite commun.
3. Mettre en place un livret d’accueil
Même si lors à la lecture de l’annonce de poste, la nouvelle recrue s’est reconnue et a postulé, il est important de mettre noir sur blanc les informations nécessaires à l’exercice de sa fonction. Il est alors possible dans ce sens de faire rédiger ou d’insérer dans un livret d’accueil l’organigramme de l’entreprise, le plan de son lieu de travail, le règlement intérieur, afin qu’il se familiarise tout de suite avec son nouvel environnement professionnel.
4. Poste de travail préparé, salarié satisfait
Qui aimerait arriver dans un nouvel emploi et trouver un espace vide et sans âme ? Même si c’est au salarié d’apporter sa touche personnelle, il doit avoir tout le nécessaire pour pouvoir commencer sa tâche dans les meilleures conditions : du mobilier adapté, un bureau avec tiroirs, des fournitures de bureau et un équipement informatique, tout comme un téléphone sont la base en la matière pour lui faire comprendre qu’il est attendu.
5. L’importance de la présence du chef d’entreprise
Le chef d’entreprise ou le manager ne doit pas être un être mystérieux que le nouveau salarié ne voit que de loin ou au bout d’un mois. Il est important dès la première heure qu’il soit présent, ne serait-ce que pour remettre les documents importants (livret d’accueil et charte d’entreprise) et se féliciter à haute voix de son embauche. Le don d’un goodies aux couleurs de l’entreprise peut être une manière de l’intégrer immédiatement (mug pour boire son café ou stylo…).
6. Accès aux systèmes avec des codes administrateurs dédiés
Arriver sur un nouveau lieu de travail n’est jamais évident et il ne faut pas oublier l’impact de cette nouvelle recrue sur les salariés plus anciens. Préparer avant le premier jour les accès aux différents outils informatiques permet déjà une intégration préalable. Si l’entreprise utilise un intranet, communiquer sur cette nouvelle recrue permet aux autres de s’adapter à sa venue et se familiariser avec sa photo ou son profil dans les meilleures conditions.
7. Pouvoir utiliser les applications utilisées au sein de l’entreprise
Un nouveau collaborateur pourrait se sentir mal accueilli si on ne lui donnait pas des mots de passe, même provisoires, pour pouvoir commencer à travailler. Dès le premier jour, avoir eu cette attention montre à quel point son intégration et son recrutement sont importants pour la structure.
8. Qui sera chargé d’aider le nouveau salarié ?
Même si un recrutement se fait sur la base de bonnes connaissances dans le corps de métier et une certaine expérience parfois, toutes les structures sont différentes et il est normal qu’un nouveau collaborateur ait besoin d’informations complémentaires pour bien démarrer.
Tout au long de ce processus d’intégration, il peut se voir désigner un mentor. Généralement, pour cette mission, on désigne un membre de l’équipe que l’on sait pédagogue et qui se montre volontaire pour aider à l’intégration non seulement en termes de tâches, mais aussi de présenter le nouveau salarié à ses collègues du service et des autres, au besoin.
Si le premier jour est primordial et constituera la première impression qu’aura le collaborateur de son nouveau travail, il ne faut pas limiter le processus d’intégration à cela. Il commence dès le recrutement et jusqu’à ce qu’il soit totalement autonome dans le travail pour lequel il a été embauché.
Pour voir si tout se passe bien, procéder au besoin à certains ajustements, il sera toujours recommandé de procéder à des séances de débriefing régulières. Cela peut être fait au bout d’un mois d’embauche, puis au bout de trois mois qui marquent en général la fin de la période d’essai et enfin, au bout de six mois pour avoir les impressions du salarié et voir s’il se plait à ce nouveau poste.
Se sentir ainsi écouté peut être un véritable moteur qui décuplera son envie de s’atteler tous les jours à sa tâche.
