Qu’est-ce qu’une contrathèque ?
On parle de contrathèque pour désigner un espace physique ou digital dans lequel sont ordonnés et rangés tous les contrats générés ou reçus par une entreprise ou une structure.
Chaque personne habilitée peut y avoir accès, dans l’exercice de ses fonctions.
Optimiser la gestion des contrats
Relation avec les partenaires, performance au quotidien, gestion de trésorerie : difficile de nier l’importance de ce que l’on appelle le « contract management » ou ordonnancement des contrats. Mettre en place une contrathèque permet d’ordonner et de tirer profit de documents qui peuvent au fil du temps se compter en centaines de milliers de feuillets pour les entreprises pérennes. Tous les éléments contractuels peuvent être centralisés dans ce hub de manière très simple. Encore faut-il savoir comment procéder…
Trois types de contrathèque
En premier lieu, il s’agit de choisir la meilleure approche, sachant qu’il en existe concrètement trois.
Contrathèque de base
Certaines structures optent encore pour la contrathèque basique. Dans ce cas, les contrats restent généralement sous format papier. En fonction de leur validité qui peut varier, il convient de faire un récolement régulier pour supprimer les documents obsolètes et de créer un classement qui permet à chaque personne de pouvoir utiliser et consulter les documents. Assurément, cette solution ne convient ni aux grandes structures ni encore à celles qui entendent chercher des solutions performantes et efficaces pour la gestion de leurs contrats.
Sur un tableur
Classer ses contrats par le biais d’un tableau Excel convainc encore de nombreuses entreprises car cela leur semble simple à mettre en œuvre et peu coûteux. Néanmoins, cette solution est à soupeser car elle est synonyme d’erreurs humaines, sans compter qu’il s’agit là encore d’un pilotage manuel.
Via un logiciel
Enfin ; et c’est la solution à adopter pour bénéficier de tous les avantages pour l’entreprise ; cette dernière peut faire confiance à une plateforme dématérialisée, sécurisée, flexible et efficace. Celle-ci peut prendre l’appellation de d’ECM ou de GED et sert à gérer divers documents. On parle alors de contract management avec logiciel.
Contrathèque numérique : quels avantages ?
Un chef d’entreprise peut se demander quelle solution est la plus avantageuse pour lui à différents niveaux. Comme nous l’avons dit, certaines sont gratuites ou presque, mais sont-elles pour autant efficaces et sûres ? Cela n’est pas certain. Qu’elles soient de taille modeste ou des grands groupes, les entreprises doivent légalement parlant passer par la transition numérique. Le premier pas a été fait en l’obligation de digitaliser ses factures et cela n’est certainement que le début.
Comment numériser ses archives et documents en respectant les normes en vigueur, comment gérer efficacement ses différents documents contractuels ? Tout simplement en faisant le choix d’une contrathèque adossée à un logiciel dédié.
Voici ce que l’entreprise a à gagner en adoptant cette méthode.
Gain de temps
Il s’agit en premier lieu d’un formidable gain de temps. On peut ainsi dire adieu aux erreurs de saisie sans parler des circuits de validation qui pouvaient demander du temps. Les actions chronophages n’ont plus vraiment droit de cité dans les entreprises. Les contrats que l’on n’arrive pas à retrouver sont une plaie pour de très nombreux professionnels. Sur 1 000 d’entre eux, interrogés à ce sujet, 90% affirmaient avoir déjà rencontré un problème à ce sujet.
L’absence de processus métier ou encore suivre les obligations contractuelles est aussi un obstacle comme le confirment 49% de ces mêmes personnes. La contrathèque représenterait pour eux une aide considérable.
Réduction des coûts de fonctionnement
On peut également parler de la réduction des coûts de fonctionnement ; ce qui est largement recherché par tous les chefs d’entreprises et les responsables de structures. Un support de stockage externe n’est jamais à l’abri de présenter des dysfonctionnements. Comment réagir quand on a pris le parti d’y mettre toutes ses archives y compris ses différents contrats ? Cela ne pourrait pas arriver avec une solution dématérialisée comme peut l’être une contrathèque.
Intégrer des alertes
Un litige, un contrôle ? Retrouver certains de ses contrats s’avère alors obligatoire. Que faire si l’on n’arrive pas à les retrouver ou que l’on se base sur certaines informations qui ne sont peut-être plus valides ? Encore une fois, ce problème disparait : les logiciels qui permettent de mettre en place une contrathèque intègrent des alertes qui indiquent aux salariés concernés ou au chef d’entreprise quels documents arrivent à échéance ; afin de faciliter le récolement, le classement ou la suppression. Contenant des tableaux de bord, ils permettent une vue d’ensemble de tous les documents, avec calendrier partagé pour pouvoir les faire suivre au besoin à des tiers en temps voulu.
Le fait de suivre de manière plus précise les contrats qui arrivent à échéance, qui doivent être ou non reconduits a une incidence positive sur la trésorerie, ce qui est un avantage indirect de cet outil. Tous rangés au même endroit, les contrats deviennent faciles d’accès et ce, en quelques clics. Il suffit de quelques secondes pour retrouver un document donné.
Outils d’aide à la rédaction
Des contrats peuvent être différents et supposent parfois différents templates. Ces derniers peuvent être enregistrés dans la contrathèque pour les utiliser à l’envi. Les documents gagnent également en fiabilité juridique, sans compter que l’on peut grâce à cet outil modifier certains éléments au besoin ou encore profiter d’outils de traduction pour voir ses différents contrats en plusieurs langues. En effet, les contrathèques qui s’adossent à des logiciels permettent de bénéficier de l’aide d’outils de rédaction. On peut profiter de l’intelligence artificielle pour mieux rédiger ou obtenir des suggestions et bénéficier de la signature électronique ; ce qui évite les changements d’état des documents.
La sécurité des données est également garantie ; ce qui n’est pas forcément le cas avec des contrats papier que tout à chacun peut consulter en secret, dans la salle d’archives. Contenant généralement des données sensibles, dont des informations financières, il est compréhensible que les chefs d’entreprise cherchent des alternatives plus fiables (protocoles de sécurité avancés avec notamment le chiffrement des informations ou une double sauvegarde…).
Créer des contrats, ajouter ou mettre à jour des clauses, le rappel des échéances, l’enregistrement après signature sont autant d’aides auxquelles on peut prétendre quand on se tourne vers une contrathèque.
Dématérialiser sa contrathèque : les trois conseils à suivre
- Il faut en premier lieu faire procéder à un audit par une entreprise spécialisée afin de mettre en lumière ce qui existe déjà et les attentes à ce sujet en fonction des exigences personnelles et uniques inhérentes à chaque structure
- Prendre en fonction de ses besoins et attentes le bon logiciel, sachant que l’offre est devenue élargie et qu’il faut composer avec le budget que l’on entend échoir à ce poste. Il ne faut pas oublier l’intégration des applications métiers ; possibles avec certains logiciels et pas d’autres ; mais aussi que certains proposent une stratégie documentaire plus globale, ce qui peut se révéler intéressant.
- Mettre en place des actions de sensibilisation et d’expérimentation du logiciel choisi pour qu’il soit adopté par toutes les personnes ayant accès aux documents ou y prenant part.
