Informatique : un poste qui doit être choisi avec précaution
Le 100% numérique souhaité par le gouvernement pour les entreprises françaises afin de les faire gagner en compétitivité permet de gagner en productivité. Cependant, parce qu’il n’est pas toujours possible d’avoir des bureaux plus grands, il ne faut pas que la généralisation des équipements informatiques empiète trop sur la surface utile.
La transformation numérique qui doit être adoptée par tous doit pourtant répondre à des besoins professionnels qui sont toujours particuliers et uniques et dont il convient de tenir compte. C’est l’attente qui est faite des appareils et des équipements numériques qui doit déterminer leur choix, mais aussi les investissements connexes, à l’instar des logiciels par exemple. Une solution de gestion numérique ne peut s’envisager qu’en fonction des appareils existants ou futurs (si l’on s’apprête à les acheter) qui seront pris par l’entreprise.
Des économies peuvent être réalisées en se focalisant sur les besoins réels notamment en ce qui concerne l’achat de logiciels. Le coût de ces derniers, qu’il s’agisse d’un logiciel de comptabilité ou d’un ERP par exemple, peut considérablement varier pour des services qui ne sont peut-être pas utiles à toutes les structures ; ce qu’il s’agit de déterminer en fonction de leur nature et de leur potentiel développement envisagé.
Les éléments indispensables pour un environnement professionnel efficace
Appréhender la fonction de chaque matériel informatique permet de savoir s’ils font partie des indispensables ou s’il est possible de s’en passer pour l’exercice de son activité. Cependant, il existe des équipements qui ont leur place dans toutes les entreprises à savoir l’ordinateur de bureau ; généralement un PC ; utilisant différents systèmes d’exploitation, qui sera couplé avec un deuxième écran de grandes dimensions pour gagner en confort de travail grâce à la meilleure visibilité et lisibilité qu’il offre, en ce qui concerne les textes notamment.
Ce type de matériel professionnel peut facilement être commandé auprès d’un spécialiste des produits high tech en ligne sans devoir se rapprocher d’une structure dédiée aux entreprises.
Si les salariés sont amenés à se déplacer, l’achat d’ordinateurs portables en complément peut être envisagé. La mobilité est offerte par l’utilisation massive des smartphones qui peuvent se révéler de formidables outils de travail, mais aussi les tablettes. Bien entendu, ces équipements sont à multiplier par le nombre de salariés qui sont susceptibles de les utiliser pour la réalisation de leurs tâches professionnelles, sans oublier le chef d’entreprise lui-même.
Conseil: un appareil multifonctions faisant à la fois office d’imprimante, de scanner ou encore de copieuse permet de gagner un temps précieux pour différentes tâches, sans pour autant prendre la place de plusieurs machines ; d’autant que les modèles récents peuvent être de petites dimensions tout en étant très efficaces.
Savoir faire le choix d’un bon fournisseur de matériel informatique
L’achat de matériel informatique représente souvent un investissement financier important. C’est une des raisons qui expliquent pourquoi il est primordial de faire le bon choix de fournisseur. Les critères qui doivent orienter vers ce futur partenaire sont les suivants :
- Le choix important de matériel de tous genres, et ce afin de trouver, comme dit, les différents équipements informatiques dont l’entreprise a besoin, sans avoir à prendre une décision par dépit.
- Outre le coût à l’achat de ces différentes machines, il ne faut pas oublier qu’un tel fournisseur est également à même normalement de proposer un contrat de maintenance et d’assistance en cas de dysfonctionnement ou de panne. Au-delà de l’intervention qui peut avoir lieu sur site, certains fournisseurs se proposent de former les salariés aux nouveaux équipements qu’ils vont utiliser afin de trouver des solutions par eux-mêmes en cas de problème pour les situations les plus usuelles bien entendu (comme un bourrage papier dans une imprimante).
- Certains d’entre eux proposent des services supplémentaires qui peuvent intéresser les entreprises de maintenant, comme des solutions en matière d’archivage ou encore de digitalisation des documents, pour répondre aux demandes de la loi sur la Transition Numérique, mais ce n’est bien entendu pas le cas de tous.
C’est la somme de ces qualités qui fait qu’un entrepreneur portera son choix sur une société plutôt qu’une autre pour commander son matériel informatique et ses différents équipements.
Equipement de bureautique : ce qu’il faut retenir
Les tâches qu’il fallait auparavant effectuer manuellement (dont le fait de recopier plusieurs fois un même texte), ont été simplifiées par l’apparition et la démocratisation des équipements de bureautique qui sont aussi appelés, pour cette raison, des équipements d’automatisation. Outre le temps gagné, la présence de ces appareils notamment pour le traitement des informations et des données limite considérablement la possibilité d’erreurs qui serait préjudiciable à l’entreprise et à sa réputation.
