Faut-il externaliser son CSE ?
Remplaçant le CE (Comité d’Entreprise), le CHSCT et les DP, le CSE a hérité de leurs missions ; dont le but est de préserver les intérêts des salariés en recueillant leurs désidératas. Parce qu’il est toujours plus difficile de cumuler les missions, le CSE profite indéniablement de la digitalisation.
Pouvoir tirer parti du distanciel
Pour recueillir les réclamations des salariés ; qu’elles soient individuelles ou non et les exprimer auprès de la direction, il fallait auparavant organiser des réunions en présentiel. Cela était aussi l’occasion de proposer des pistes d’amélioration dans différents domaines. Ces réunions s’envisagent plus facilement désormais en distanciel, même si la crise du Covid-19 n’en est plus la cause. On a compris que cela facilitait leur organisation.
Plus besoin de la préparation chronophage le plus souvent qui était nécessaire lors de réunions sur place ou encore ne serait-ce que vis-à-vis des convocations. Tout peut se faire de manière numérique, avec des envois groupés, avec un rappel au besoin pour que personne n’oublie la date et l’horaire. Même quand elles s’organisent au sein des bureaux, une personne qui ne peut être physiquement présente peut utiliser des outils numériques pour y assister.
Avec le partage de documents, chaque personne qui y participe est certaine d’avoir toutes les informations dont elle a besoin y compris le compte-rendu qui peut ensuite être mis sur la Base de Données Economiques et Sociales (BDES) de la structure.
Même les avantages CSE (tarifs préférentiels dans de nombreux domaines comme les places de cinéma, les vacances, la culture…) peuvent être digitalisés. Comme cela demande beaucoup de travail, l’externalisation du CSE est devenue monnaie courante, en passant par une plateforme unique qui se charge de démarcher les partenaires et de négocier les meilleurs prix, de telle manière que les salariés se voient encore plus gagnants qu’auparavant : les offres peuvent être plus nombreuses, sans que cela impacte les finances de l’entreprise. On retrouve là l’augmentation de la marque employeur, du fait de la digitalisation et gestion des CSE par une plateforme.
Processus RH et digitalisation : comment ça se passe ?
Alors que leur tâche principale ; et non des moindres ; est tout simplement d’optimiser le fonctionnement d’une entreprise, est-ce que la digitalisation est amenée à faciliter le travail des RH ? Avec le recul, la réponse est oui et ce, à plusieurs niveaux.
Au niveau de la paie
C’est sans doute la mission pour laquelle le service RH est le plus connu des salariés. Alors que la France pâtissait d’un sérieux retard quant à la digitalisation des fiches de paie, elle a dû revoir sa copie ; contrainte et forcée ; suite au Covid-19. Les collaborateurs depuis, ont désormais accès à leur bulletin de salaire directement en ligne. Cela est non seulement pratique pour eux, mais cela a également allégé le travail du gestionnaire de paie qui n’a plus à se soucier de l’envoi par voie postale de tous ces documents ; ce qui pouvait être fastidieux en fonction du nombre de salariés.
On voit donc que la digitalisation a une incidence directe sur l’optimisation du temps de travail et la réorientation vers le cœur de métier de certaines professions.
e-recrutement : une pratique qui se démocratise
Le service RH, c’est aussi le premier que l’on connait quand on postule auprès d’une entreprise car c’est lui qui se charge du recrutement le plus souvent. C’est en effet lui que l’on missionne quand on a besoin d’un nouveau collaborateur afin de décrire la fiche de poste et que les personnes intéressées et concernées candidatent. Relativement nouveau dans les processus RH, l’e-recrutement ou recrutement à distance permet de « voir » les personnes qui ont été retenues à la lecture de leur CV et lettre de motivation ; avant de leur proposer un rendez-vous en présentiel.
En s’aidant de certains logiciels gratuits ou intégrés à ceux de leur profession, ces recrutements à distance ont permis une sorte de revisite de celui pratiqué traditionnellement. Le service RH est de plus en plus à la recherche des softs skills des candidats ; soient des habiletés sociales innées propres à chaque individu, qui peuvent faire toute la différence, même avec des parcours identiques. D’autres, par le biais de vidéos postées par le candidat, peuvent analyser d’autres points qui leur semblent essentiels pour savoir à qui ils ont affaire ; comme l’analyse non verbale. L’intérêt est là encore bipartite, car la digitalisation permet de s’ouvrir parfois à de nouveaux profils, à trouver plus rapidement des candidats. Ces derniers ont également des retours plus rapides.
Au niveau de la communication
La communication RH ; aussi connue sous les termes de communication interne ; permet par le biais d’échanges avec les salariés de connaitre des sujets qui ont une importance pour le fonctionnement de la structure. Si l’échange par le biais de paroles était auparavant largement employé, la digitalisation a multiplié les canaux de communication possibles : on peut désormais plus échanger par mail, via un intranet, ce que l’on appelle des réseaux sociaux collaboratifs ou même un chat si cet outil trouve sa place.
Les dossiers du personnel ; auparavant uniquement sous format papier ; tendent depuis quelques années à être numérisés pour en faciliter l’organisation et le suivi. Il est ainsi devenu plus simple et en minimisant les erreurs, de suivre les absences, de calculer les notes de frais lors des déplacements ou encore de pouvoir dire quel nombre de congés payés restent à un salarié qui en ferait la demande. La mise en place du télétravail a été source d’innovation pour le service RH qui peut être à l’origine de moments de team-building plus originaux qu’auparavant (par le biais de blind tests, par exemple).
Est-ce que la digitalisation est nécessaire et bénéfique pour les processus RH ?
Au vu de ce qui a déjà été dit, cela semble évident. Mais on peut également ajouter les points suivants.
Pour une expérience collaborateur améliorée et facilitée
Il est facile de sentir des inégalités avec les autres, quand on est un collaborateur travaillant au sein d’une entreprise. Grâce à la communication RH se faisant de manière digitale, tout le monde reçoit les mêmes informations en même temps. Cette transparence, mais aussi l’organisation d’événements professionnels en ligne permet d’instaurer une cohésion d’équipe tout aussi bien pour les personnes travaillant en présentiel qu’en télétravail. L’expérience collaborateur ; désormais aussi importante que celle du client ; se voit améliorée.
Pas de documents papier perdu, pas de régularisation à envisager suite à des erreurs : au niveau de la paie, le service RH mais aussi les salariés se trouvent tous gagnants. La charge de travail allégée, notamment dans le domaine administratif, permet au service RH de se recentrer sur l’humain.
Pour développer la marque employeur
Découlant du point précédent, un collaborateur qui voit ses conditions de travail améliorées par le biais de la digitalisation a plus envie de rester dans l’entreprise. Cela est donc bénéfique pour la marque employeur. Beaucoup de français sont sensibles au développement durable et à la préservation de l’environnement. En limitant ne serait-ce que l’utilisation du papier, l’entreprise fait déjà un pas en termes de stratégie RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).
Pour les personnes étrangères à l’entreprise et qui candidatent à un poste, savoir que le recrutement se fait de manière digitalisée renvoie une image moderne qui a aussi un impact sur le type de profils des futurs collaborateurs.
