Le fait d’utiliser son véhicule personnel pour des déplacements professionnels n’est quelquefois pas anecdotique. Il est tout à fait possible, dans ce cas, d’avoir droit au remboursement des frais générés. Comment faire ? Quel montant déduire de sa déclaration de revenus ?
A quoi correspondent les frais kilométriques ?
Quand on doit se rendre à un salon professionnel ou encore effectuer une mission, en l’absence d’une voiture de fonction, il est souvent nécessaire de prendre son véhicule personnel. Cela est vrai pour les salariés mais aussi pour les dirigeants. Or, ces déplacements génèrent des frais comme le plein de carburant, le changement des pneumatiques ou son entretien. Prendre sa voiture ou une moto pour le travail, peut aussi avoir un impact sur le montant des cotisations d’assurance (nombre de kilomètres roulés supérieure à la normale, par exemple).
Prise en charge employeur ou déduction fiscale ?
Ces dépenses portent un nom au niveau fiscal : les frais kilométriques, qu’il est alors possible de déduire de son impôt sur le revenu. Un salarié peut demander à son employeur de les prendre en charge. Sur la fiche de paie s’ajoutera alors une indemnité. Il n’est pas besoin d’avoir un certain niveau d’ancienneté pour pouvoir en bénéficier. Par contre, il faudra fournir une photocopie de la carte grise du véhicule pour que l’employeur connaisse entre autres la puissance fiscale du véhicule (nombre de CV). Ce chiffre est important car il joue un rôle dans le calcul en plus de la distance parcourue.
La salarié peut aussi utiliser le barème kilométrique pour calculer le montant à déduire de sa déclaration de revenus. Chaque année, le barème kilométrique est revu par le fisc. Il faut donc trouver sur ce barème le montant qui correspond à la puissance fiscale (CV) de la voiture, et le multiplier par le nombre de kilomètres effectué par le salarié ou le dirigeant dans le cadre de ses missions.
Barème kilométrique 2021
Le barème kilométrique est réévalué tous les ans par le fisc français. Il permet de calculer le somme que vous pourrez déduire de votre déclaration de revenus, suivant la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel. Ces frais concernent uniquement vos déplacements professionnels, effectués avec de votre véhicule personnels.
Attention, le seul barème applicable pour le calcul des indemnités kilométriques pour vos impôts, est celui publié par l’Etat. Aucune convention collective ne peut réglementer ce dernier. Voici le barème kilométrique 2021 publié par l’administration fiscale pour l’année.
| Puissance fiscale | Jusqu'à 5000 km | De 5 001 à 20 000 km | Supérieur à 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0,456 | (d x 0,273) + 915 | d x 0,318 |
| 4 CV | d x 0,523 | (d x 0,294) + 1 147 | d x 0,352 |
| 5 CV | d x 0,548 | (d x 0,308) + 1 200 | d x 0,368 |
| 6 CV | d x 0,574 | (d x 0,323) + 1 256 | d x 0,386 |
| 7 CV et plus | d x 0,601 | (d x 0,340) + 1 301 | d x 0,405 |
d = distance parcourue à titre professionnel
Exemple de calcul
Laura utilise son véhicule personnel chaque jour pour se rendre sur son lieu de travail. L’ensemble des trajets domicile-travail de Laura représente 4500 km/an. De plus, Laura utilise sa voiture personnelle, dans le cadre de son emploi, pour se déplacer chez ses clients. Elle réalise 5000 km/an dans ce cadre. Sachant que la voiture de Laura dispose d’une puissance administrative de 6 CV, le calcul de ses frais kilométriques selon le barème de l’administration fiscale est de : (4 500 + 5 000) x 0,323 + 1 256 = 4324 €.
La barème applicable aux motos
| Puissance fiscale | Jusqu'à 3000 km | de 3 001 à 6 000 km | Supérieur à 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | d x 0,341 | (d x 0,085) + 768 | d x 0,213 |
| 3, 4 ou 5 CV | d x 0,404 | (d x 0,071) + 999 | d x 0,237 |
| > 5 CV | d x 0,523 | (d x 0,068) + 1 365 | d x 0,295 |
L’indemnité kilométrique et les impôts
Attention, votre employeur peut vérifier le calcul en estimant l’itinéraire via des outils internet, à chaque sortie professionnelle. Le salarié doit être vigilant et transmettre avant chaque fin de mois la liste de ses trajets (avec le nombre de kilomètres allers et retours) à la comptabilité, quand c’est votre employeur qui prend en charge vos frais kilométriques.
Si les frais de péage ou de parking ne sont normalement pas pris en charge par l’employeur, ils peuvent eux aussi faire l’objet d’une déduction d’impôts. Il est impératif dans ce cas, d’avoir des justificatifs à transmettre au fisc. Si votre employeur rembourse vos frais liés à l’utilisation de votre véhicule personnel dans le cadre de votre activité professionnelle, aucune cotisation sociale ne sera prélevée, tant que l’indemnité reste dans la limite du barème kilométrique du fisc.
