Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature numérique ; l’autre nom de la signature électronique ; est une façon simple, rapide et sécurisée d’authentifier un document en faisant apparaitre les signatures des différentes parties, de manière digitale. Par ce biais, la personne qui émet le document mais aussi celle qui le reçoit sont certaines de son intégrité et de son authenticité. C’est la technologie du PKI (Infrastructure à clé publique) qui permet à la signature numérique d’exister depuis quelques années.
Cette technologie, comme celle que propose DocuSign, se compose à la fois d’une clé publique qui a pour objet de vérifier l’authenticité du document et une autre clé ; privée cette fois qui permet ensuite de le signer. La signature électronique en tant que telle ne peut être valide que si elle répond à certaines conditions, à savoir :
- Le courrier bien entendu ne peut pas être rédigé sous format papier. La personne qui signe ; alias le signataire ; doit avoir fourni son consentement pour cette signature et être en mesure de s’identifier de manière numérique.
- La signature ne peut pas apparaitre ailleurs que sur le document et ce, afin de pouvoir détecter toute tentative de fraude. Le signataire doit apposer une signature qui est pour lui unique.
Signer à la place d’une autre personne : c’est l’essence même de la fraude et il est aisé de le faire, même de manière numérique. Comment contrer cela ? Tout simplement en se renseignant en amont bien entendu sur l’identité de la personne qui signe. Pour cela, l’utilisation d’un certificat numérique, qui sera intégré au logiciel de signature, est une astuce imparable, d’où l’importance d’opter pour les bons outils.
Le certificat numérique contient la clé publique du signataire et à ce titre détient des informations qui permettent de l’identifier. Une banque ou encore une compagnie d’assurance pourra alors vérifier et confirmer l’identité du signataire, au besoin.
Comment mettre en place une solution de signature électronique dans ma structure ?
Comme dit, une signature électronique n’est pas exempte de risque de fraude si elle est mal utilisée et surtout sans logiciel de signature sécurisé ou en passant par un SaaS. Pour choisir le meilleur outil pour sa signature électronique, il convient qu’il réponde à certaines normes européennes comme le règlement eidas pour la signature électronique (pour Electronic Identification and Authentification Services).
Si la signature électronique existe en trois niveaux de protection (niveau inférieur, simple, avancé), il est bien entendu recommandé d’opter pour celui qui sera avancé. C’est celui qui a le plus haut niveau de sécurité et il est reconnu dans tous les états membres de l’UE.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
Les raisons sont plurielles : il est évident que la signature électronique permet de gagner beaucoup de temps consacré auparavant à l’impression et au scan des documents pour signature. Les contrats peuvent être signés beaucoup plus rapidement, car tout se fait par le biais d’emails. Les coûts liés à l’impression disparaissent, ce qui laisse augurer des économies de fonctionnement.
Les solutions de signature électronique permettent également de limiter les déplacements. Alors que seules les impressions papiers avaient pour avantage d’être valides juridiquement parlant, ce n’est plus le cas désormais. Même s’il est plus normal et logique de les utiliser pour des documents sensibles ou encore quand on vend des produits et des services à des clients, en l’absence de règles spécifiques à ce sujet, une entreprise est libre de l’utiliser pour tous ses documents si elle le souhaite.
