Arkevia : la plateforme de gestion sécurisée des documents

Que l’on travaille au service des ressources humaines, que l’on soit un fonctionnaire ou un salarié : tout le monde est concerné par les documents administratifs. Même si la digitalisation a changé la donne en matière d’archivage, il n’est pas si aisé que cela de pouvoir classer les documents dématérialisés ni même de pouvoir les stocker en toute sécurité. Mais Arkevia est arrivé.

Qu’est-ce que c’est Arkevia?

Les enjeux sont multiples quand on considère ses documents administratifs ; dont certains qui peuvent être sensibles ou confidentiels à l’instar des fiches de paie : il s’agit d’en assurer la sécurité, de pouvoir les retrouver à l’envi et les gérer en toute simplicité. Pour cela, il faudrait un espace de stockage sûr et dématérialisé dans lequel les classer et les ranger. Parce que la vie d’entreprise se digitalise, il fallait créer une sorte de coffre-fort numérique et c’est exactement ce qu’est Arkevia.

Cet outil virtuel bénéficie d’un excellent niveau de sécurité et tous les acteurs concernés (employeur, service RH et salariés) peuvent l’utiliser afin d’accéder à leurs documents, les conserver et les gérer de manière autonome et rapide. Cette plateforme se veut également une réponse écologique ; puisqu’elle n’oblige plus à imprimer automatiquement les fiches de paie et les contrats de travail ; qui sont pourtant accessibles à tout moment. Même si un salarié ne fait plus partie de l’entreprise ; les documents qui le concernent sont conservés pendant une durée de 50 ans ; ce qui peut être très rassurant.

Contrairement au service RH qui n’est pas toujours ouvert, les documents sont accessibles en continu, grâce à une simple connexion internet en renseignant un identifiant et un mot de passe qui sont bien entendu fournis. Si l’on souhaite désactiver son compte, cela est tout à fait possible. Mais comme le coffre-fort numérique permet de recevoir ses bulletins de salaire de manière automatique, il convient de prévenir le service RH de cette décision avant de le faire sur le site pour continuer à recevoir d’une manière ou d’une autre ses fiches de paie.

Arkevia : naissance et développement

Toutes les entreprises ont été bouleversées par l’avènement de la digitalisation. Mais on pourrait aller plus loin en disant que cela a impacté tous les services ; y compris celui des Ressources Humaines qui a dû faire face à ce bouleversement de fonctionnement. Pour s’adapter à ce changement, Arkevia peut être vu comme une solution de qualité pour répondre au défi que peut représenter la digitalisation des pratiques RH.

Parce qu’il s’agit d’un outil simple à utiliser, qui permet une réduction de temps d’utilisation et de coût, le coffre-fort numérique pour les RH Arkevia a été rapidement adopté par de nombreuses structures. On peut également apprécier qu’il ait su s’adapter aux différents changements et évolutions dus à la digitalisation mais aussi au fait que le respect des données personnelles ait fait l’objet d’une véritable considération comme nous allons le voir plus loin.

Pourquoi choisir le coffre-fort numérique Arkevia ?

Il existe plusieurs modèles de coffre-fort numérique et Arkevia ne constitue donc pas une exception. Pourquoi le plébisciter vis-à-vis des autres ? Les utilisateurs mettent en avant diverses qualités à savoir :

• C’est un outil doté d’une interface intuitive, ce qui permet une prise en main facile.
• Il contient différentes fonctionnalités intéressantes (voir ci-après) qui contribuent à rendre la vie professionnelle (mais aussi personnelle) plus simple au niveau de la gestion administrative des documents importants.
• La réglementation en vigueur concernant la sécurité des données personnelles (RGPD) est très stricte : Arkena y répond parfaitement et ne cesse d’évoluer, en fonction de la mouvance dans le domaine entrepreneurial, législatif etc…
• La sécurité des données est essentielle et Arkena l’a bien compris : protocoles de cryptage avancés, processus d’identifications en plusieurs étapes : aucun risque de voir ses données piratées.
• L’accès aux données est bien entendu restreint aux seules personnes concernées, par le biais d’un identifiant et d’un mot de passe.
• L’utilisateur n’est pas en capacité pour une raison donnée de récupérer le contenu de son coffre-fort ? Qu’à cela ne tienne, il peut tout à fait désigner une personne qui sera en charge de cette démarche à sa place et sera à préciser lors de la création de l’espace personnel (en cas d’accident ou de maladie, d’incapacité permanente par exemple ou de décès).
• Même si cela répond aux normes concernant les durées d’archivage et qu’Arkena ne fait que s’y soumettre, les utilisateurs peuvent trouver très pratique de pouvoir trouver leurs documents professionnels pendant une durée de 50 ans : pratique pour préparer plus facilement son dossier de retraite le moment venu. A noter que les documents sont supprimés automatiquement quand l’utilisateur a 75 ans.
• On apprécie de pouvoir recevoir des fiches de paie émanant de plusieurs employeurs au besoin, en créant des répertoires personnalisés.
• L’espace de stockage disponible sur cet outil est entièrement gratuit pour les utilisateurs qui apprécient donc de pouvoir y mettre aussi bien des documents professionnels ; comme leur contrat de travail et leurs bulletins de salaire ; mais aussi leurs diplômes ou encore leur carte d’identité.
• La plateforme ; au contraire du service RH qui n’est disponible que pendant les jours et horaires d’ouverture d’une entreprise ; est accessible 7 jours sur 7 et 24h/24, ce qui peut être très intéressant quand on s’occupe de ses formalités administratives le week-end.
• Les français cherchent par tous les moyens à agir positivement pour la planète et les entreprises ne sont pas en reste. Le fait de viser le zéro papier peut représenter une gageure. Pourtant, la dématérialisation pousse à trouver des solutions et grâce à ce coffre-fort numérique, il n’est plus nécessaire d’imprimer systématiquement les documents relatifs à l’embauche des salariés. Cela peut représenter un geste fort quand l’entreprise est de grande taille et cela peut aider à réduire les coûts de fonctionnement de manière drastique.
• Les entreprises sont tenues de mettre en place une stratégie RSE : opter pour un coffre-fort numérique comme Arkevia peut faire partie des éléments de départ.

Quelles sont les fonctionnalités que l’on peut attendre d’Arkevia ?

Arkevia comme nous venons de le dire en point fort est en premier lieu un outil facile à utiliser. Le but n’est pas de perdre du temps à comprendre son fonctionnement. L’interface a été pensée pour être intuitive et permettre de se créer facilement un espace personnel sécurisé.

Gestion automatisée

Une fois que l’employeur ou le service RH a déposé les bulletins de paie sur ce coffre-fort numérique, ils sont disponibles pour les salariés qui les retrouvent sur leur espace personnel, dans leur boite de réception. Aucune démarche n’est à effectuer de la part du salarié car les fiches de paie sont automatiquement enregistrées dans le coffre-fort numérique.

Si les utilisateurs apprécient de pouvoir accéder à leurs bulletins de salaire ou leur contrat et ce, pendant 50 ans, ils peuvent aussi utiliser cet outil pour stocker des documents personnels. Inutile de craindre que des documents importants puissent être détruits au domicile par un départ de feu ou un dégât des eaux : on peut numériser et stocker ses documents importants comme la CNI, le passeport des membres de toute la famille, le permis de conduire, les attestations d’assurance et de mutuelle, le livret de famille etc…

Classement et tri

Tous les fichiers peuvent faire l’objet d’un tri, d’un classement, d’une suppression au besoin. Les utilisateurs sont à même de créer des répertoires, mais aussi d’exporter ou de partager des documents avec des personnes tierces, y compris plusieurs employeurs. Ces documents peuvent être accessibles en partage pendant une durée limitée (à définir) afin d’en garantir la sécurité.

Différents répertoires permettent un classement plus clair pour pouvoir produire des documents rapidement s’ils sont demandés par des organismes extérieurs, lors de démarches administratives, par exemple. Cela est possible en utilisant les filtres qui sont présents sur l’outil et permettent de trouver un document grâce à des caractéristiques qui lui sont propres.

Comment s’inscrire et se connecter à Arkevia ?

Myarkevia

Avant d’accéder à son espace personnel, il faut en première instance s’inscrire sur la plateforme Arkevia. Pour cela, il faut bien entendu se rendre sur le site www.myarkevia.com , muni de son matricule et de son code secret (pour la première connexion), et cliquer sur « je m’inscris ».

S’affiche une convention de mise à disposition de la fiche de paie qui est à accepter ainsi que les CGV. Une fois le profil rempli, l’utilisateur se voit demander un nouveau mot de passe sécurisé. La validation de l’inscription permet de se voir redirigé vers la page de connexion pour trouver son espace personnel et donc son coffre-fort numérique. La connexion se fait alors en renseignant l’adresse mail qui a été indiquée dans le formulaire précédent et le mot de passe choisi.

Les pratiques à adopter pour une utilisation optimale d’Arkevia

Tout est fait pour qu’Arkevia soit un outil pratique et sécurisé pour stocker les documents professionnels dont les bulletins de paie ; mais aussi personnels si l’utilisateur le souhaite. Cependant, afin de garantir cette sécurité, ce dernier doit veiller à respecter certains éléments qui peuvent s’apparenter au bon sens. Il est cependant essentiel de les rappeler ici.

Le mot de passe

Lors de l’inscription sur la plateforme, il convient de se créer un mot de passe. Celui-ci doit être renouvelé de manière régulière. Il doit être en outre « fort ». Qu’est-ce que cela signifie réellement ? Il doit être unique (et donc ne pas être utilisé pour d’autres comptes) et surtout ne pas être trop évident. Il faut ainsi qu’il contienne à minima 8 caractères dont une majuscule, une minuscule, des chiffres et des caractères spéciaux.

Même si l’on a oublié son mot de passe, il est possible de le réinitialiser, grâce à la fonction « mot de passe oublié » sur la page de connexion. Des instructions seront envoyées sur l’adresse email indiquée lors de la création du compte. Si la connexion est impossible, cela peut être dû à un problème technique. Dans ce cas, il convient d’envoyer un message sur contact@arkevia.com

Sécurité

Même si l’on dit qu’Arkevia est disponible à tout moment, mieux vaut se connecter et consulter ses documents via des appareils qui bénéficient d’un bon niveau de sécurité. A ce titre, il est déconseillé d’utiliser les endroits pourvus d’un Wifi public et qui peuvent être plus facilement piratés.

Tous les documents sont conservés pendant une durée de 50 ans. Pourtant ; toujours pour des raisons de sécurité et parce que les pirates informatiques progressent malheureusement eux aussi ; dans leurs pratiques de manière alarmante, il est toujours recommandé de procéder régulièrement à une copie des documents mis sur Arkevia et de les mettre sur une autre source externe (qui fera l’objet elle aussi d’un bon niveau de sécurité).

Tiers de confiance

Comme dit, il est possible de nommer sur la plateforme un tiers de confiance dans le cas où l’on serait en incapacité de récupérer ses documents. Si l’on fait cette action ; ce qui est recommandé ; il convient par la suite, au même titre que soi ; de mettre les informations personnelles à jour la concernant, notamment si elle change de coordonnées, afin de pouvoir la joindre facilement.