Encours client : de quoi parle-t-on ?
Les factures qui ont dépassé leur délai de règlement (factures échues), celles qui ne sont pas encore arrivées à échéance et celles qui sont encore à émettre ; après la réalisation de la transaction commerciale constituent l’encours client. On comprend donc ce que c’est l’ensemble des créances qu’une entreprise doit se faire payer par ses clients.
Dans le bilan comptable, l’encours client figure au niveau de l’actif ; sachant que l’on distingue l’encours client de l’encours fournisseur. Dans ce dernier cas, il s’agit des dettes contractées auprès des fournisseurs par une entreprise et dont elle doit s’acquitter en respectant les clauses, là encore, de la transaction commerciale. Dès que le fournisseur a rempli ses obligations (livrer des marchandises, effectuer une prestation…), dans l’entreprise qui a passé commande, un encours négatif se crée et s’inscrit au niveau du passif dans le bilan. En payant cette dette, la balance du compte se voit rééquilibrée.
L’encours fournisseur équivaut à un niveau d’endettement donné. Pour payer ce qui est dû, il est important que la trésorerie soit positive. Cela sera le cas si l’ensemble des créances clients sont réglées. Il est donc primordial d’arriver à se faire payer et de gérer au mieux son encours client.
Comment gérer au mieux son encours client ?
Aucun entrepreneur ne peut avoir la certitude d’être payé au moment d’émettre une facture et ce, même si un devis préalable a été envoyé au client, compris et signé ; ce qui signifie un accord de sa part. On comprend donc que l’encours client est un risque. Si l’on n’a pas suffisamment de trésorerie, la moindre créance importante qui n’est pas réglée en temps et en heure peut mettre à mal la situation financière de la structure avec des conséquences parfois graves ; dont la première est bien entendu de nuire à la solvabilité.
Même si la faute incombe à autrui, le fait de ne pas conserver une balance commerciale équilibrée peut avoir une incidence sur l’image de marque de la structure auprès des partenaires. Ceux-ci, devenant méfiants, peuvent la délaisser au profit d’une autre. A ce moment, c’est la pérennité de l’entreprise qui est mise en jeu. Même si le « risque client » qu’est l’encours doit donc être géré avec prudence, il faut néanmoins savoir en apprécier les qualités ; car il s’agit également d’un outil de fidélisation. Quand on accorde des délais de paiement à des clients que l’on sait peu risqués, on peut aussi améliorer la relation que l’on entretient avec eux.
Comment tirer parti au mieux de son encours client sans que ce dernier prenne le nom de risque ? C’est ce que nous allons voir tout de suite.
Comment calculer l’encours d’un client ?
Il faut dans un premier temps calculer son encours client. Comme dit en début de cet article, cela prend en compte tout aussi bien les factures échues, celles qui ne le sont pas encore et celles qui doivent être émises, suite à la réalisation d’une prestation ou la vente de produits. Si les clients ont procédé au versement d’avances ou encore d’acomptes, ces derniers doivent être retranchés du résultat obtenu.
Quand on suit le processus de règlement de ses clients, on peut arriver à déterminer quel est leur délai moyen pour payer (généralement, il est de 45 jours). Cela permet de calculer l’encours client moyen sur une période donnée. Pour effectuer ce calcul, il faut prendre le Chiffre d’Affaire qui a été réalisé sur cette période précise, le diviser par le nombre de jours que comprend cette période et le multiplier par le délai de règlement moyen de chaque client.
Les astuces à connaitre pour optimiser l’encours client
Nous venons de le voir : la gestion de l’encours client est un élément essentiel dans la vie d’une entreprise, si elle veut être pérenne et solvable. Il faut pour cela trouver des astuces pour limiter les retards de paiements mais aussi essayer d’éviter les situations litigieuses qui peuvent survenir quand on est confronté à une telle situation. En voici quelques-unes.
La première des choses bien entendu consiste en un suivi drastique et régulier des encours clients. Pour cela, la mise en place d’un outil dédié est souhaitable, car les entrepreneurs sont polyvalents et sont sur tous les fronts. Il est préférable de se faire aider par le biais d’outils logiciels, par exemple ou même plus simplement d’instaurer un tableau de suivi sur Excel qui met en évidence l’ensemble de l’encours client. Cette dernière solution pourtant n’est possible et envisageable que pour les petites structures. Pour les grandes entreprises, recourir à un outil informatique sera plus productif.
Il est bon de savoir que l’on peut tout à fait souscrire une assurance-crédit entreprise qui a pour but de limiter les effets sur la trésorerie en cas de retard ou de défaut de paiement. Autre astuce à mettre en place : la définition d’une procédure de recouvrement en plusieurs étapes et qu’il s’agit de respecter dès lors qu’il y a le moindre incident.
Parmi les questions à se poser pour qu’elle soit la plus efficace possible : le montant de créance au-delà duquel il est important de procéder à une relance de manière systématique (ce qui ne veut pas dire que les petites créances sont moins importantes, mais il s’agit de prioriser pour la trésorerie), le délai à partir duquel la première relance téléphonique ou par mail est à prévoir et surtout adapter le moyen de relance en fonction des clients.
Pour certains, une relance par mail est suffisante pour les faire réagir. Pour d’autres, il est obligatoire de procéder par téléphone, afin d’obtenir des réponses concrètes, pour un paiement rapide. Bien entendu, si on craint un impact sur la trésorerie et donc par extension sur la situation financière de l’entreprise, il convient de revoir ses CGV (Conditions Générales de Vente).
Si l’on a besoin d’un règlement rapide, faut-il conserver un délai de paiement à 45 jours ou plus ? Est-il possible d’accorder ou non des marges de négociation ou encore peut-on autoriser tous les moyens de paiement ou estime-t-on que certains peuvent augmenter le risque ? Bien sûr pour des raisons évidentes, une fois que cette politique est définie, elle doit être connue de toutes les personnes qui sont amenées au sein de l’entreprise ou en dehors, lors de démarchage commercial par exemple à côtoyer les prospects et les clients. Elles doivent être à même de donner des réponses cohérentes et qui correspondent tout à fait à la politique en termes de gestion des encours client qui a été instaurée.
Pour aller plus loin, allez voir aussi notre guide complémentaire sur la cession de créance.
Il est certain que si certains chefs d’entreprise n’auront aucun mal à gérer leur encours client, d’autres ; du fait de leur cœur de métier, notamment ; ne se sentiront pas à l’aise avec ce poste pourtant essentiel. Il est bon de savoir qu’il est tout à fait possible de l’externaliser à des tiers en signant ce que l’on appelle un contrat d’affacturage. Cette solution est particulièrement intéressante quand on a besoin d’être réglé tôt de ses factures clients.
Dans ce cas, la société d’affacturage avance le montant total des dettes en se prélevant pour ce service entre 5 à 25% de ce montant. Elle se charge ensuite, par tous les moyens légaux à sa disposition, de se faire régler les factures qu’elle a pu avancer. Cela n’est plus du ressort de l’entreprise cliente qui ; si elle se prive d’un pourcentage de son chiffre d’affaires ; n’a pas à se soucier de devoir relancer ses clients à risque et peut être certaine d’avoir de l’argent pour sa solidité financière.