Qu’est-ce que la GPEC et comment réussir sa mise en place ?

Une entreprise est normalement amenée à se développer, ce qui sous-tend des besoins futurs en matière de recrutement et donc d’effectifs. Comme cela n’est pas toujours évident à mettre en œuvre, il est toujours préférable de se référer aux talents que l’on peut déceler chez ses salariés ; en favorisant la mobilité interne. La GPEC peut se référer indispensable dans ce cadre. De quoi s’agit-il, quelles sont les choses auxquelles il faut penser et les étapes pour la mettre en place ? Focus sur un sujet essentiel.

Définition de la GPEC

C’est généralement le service des Ressources Humaines (RH) qui se charge de mettre en place la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) au sein de l’entreprise. Amenée à évoluer au cours de sa vie, une entreprise a tout intérêt à repérer et lister les talents que son équipe recèle et ce, afin de répondre à différents objectifs tant technologiques qu’économiques, mais aussi sociaux ou encore juridiques.

Les objectifs

Une structure peut se rendre compte quand elle évolue ; avec la création de nouveaux services, prestations ou produits ; qu’il existe un écart entre les besoins qu’elle recense pour se développer et les ressources dont elle dispose. Anticiper les changements dus à une évolution ou un développement de l’entreprise en tirant parti des talents dont elle dispose, c’est là l’objectif qu’elle doit se fixer.

Si chaque entité peut trouver cela pratique, il faut pourtant savoir qu’avec un effectif supérieur à 300 salariés, la mise en place d’une GPEC est rendue obligatoire par le Code du Travail avec une négociation tous les trois ans.

Pourquoi est-ce si intéressant, tant pour l’entreprise que pour les salariés ? En premier lieu parce qu’un processus de recrutement peut être difficile, chronophage, contraignant, et sans obligation de résultat. Il vaut mieux favoriser la mobilité à l’interne en profitant des savoir-faire et du savoir-être de ses salariés.

Les entreprises sont soumises à des obligations de formation pour leurs salariés : la GPEC permet de les optimiser pour le développement de l’entité et son bon fonctionnement. Toujours en mouvance, le monde entrepreneurial doit répondre plus que jamais à des évolutions économiques mais aussi technologiques.

Les salariés peuvent avoir envie d’évoluer, sans vouloir quitter leur entreprise, en exerçant un autre métier ou en améliorant certaines pratiques. Même s’ils sont amenés à quitter l’entreprise pour une autre, cette stratégie a également un objectif de conservation de l’employabilité. La gestion des carrières est ainsi facilitée.

Les 4 pôles de la GPEC pour une mise en place efficace

Comment mettre en place une GPEC quand on est persuadé de son efficacité pour l’entreprise dans laquelle on travaille en tant que RH ?

1. Les emplois concernés : Il faut d’abord élaborer une typologie des métiers qui sont exercés au sein de la structure ; sachant qu’il peut y avoir des emplois prioritaires et d’autres qui sont secondaires. Les premiers seront bien entendu priorisés. Est-il possible de créer des ponts entre ces métiers et par quels biais ?
2. Nomenclature : Le déterminer avec l’élaboration d’une nomenclature permettra aux personnes, qui souhaitent changer, de le faire et dans de bonnes conditions ; favorisant ainsi leur épanouissement professionnel.
3. Les compétences nécessaires : Quelles sont les compétences dont l’entreprise a besoin et qu’elle utilise maintenant et celles qu’elle pourrait être amenée à vouloir exploiter du fait d’un potentiel développement ? L’anticipation d’un référentiel de compétences peut aider à y voir plus clair, pour mettre en place notamment, des formations afin de pallier les départs en retraite par exemple.
4. Plan d’action à définir : Si la GPEC favorise, comme nous l’avons vu, la mobilité en interne, elle n’est pourtant pas fermée au recrutement à l’externe, quand des actions de formation ne peuvent pas être mises en place ou ne sont pas possibles.

Comment mettre en œuvre sa GPEC de manière optimale ?

Conscient du bien-fondé d’une GPEC, un employeur peut demander à son service RH de la mettre en place dans la structure. Néanmoins, il convient de préciser que ce type d’action peut être relativement long et que généralement, selon la taille de l’entreprise, il peut se passer un an avant qu’elle ne soit efficace.

La préparation

Il est primordial d’accorder un temps pour établir un diagnostic de l’existant. Cela passe par la mise en œuvre d’un référentiel des métiers et des compétences que l’on met en comparaison avec ce qui peut manquer ou sera susceptible de manquer, dans l’avenir. Afin de cadrer avec la réalité de terrain, les managers pour les grandes structures et les collaborateurs doivent être impliqués en les sensibilisant au bien-fondé de cette démarche.

Exploitation des données des entretiens annuels

Impossible de sous-estimer l’importance des entretiens annuels qui permettent aux employeurs et aux salariés d’échanger sur les compétences acquises ou en cours d’acquisition, celles que l’on souhaiterait atteindre ou voir atteindre ainsi que les aspirations. Toutes ces informations ne sont pas vaines et doivent être exploitées en les mettant par exemple dans le SIRH de l’entreprise. Cet outil se révèle utile dans l’élaboration d’une GPEC.

Proposer des formations adaptées

La formation en ligne ou sur site est ensuite une étape clé pour réussir sa GPEC. En effet, les souhaits exprimés par les collaborateurs sont une manne d’informations. L’identification des meilleures formations est donc importante notamment si elles visent à prendre le relais d’une personne riche d’une certaine expertise dans un domaine particulier et qui prend prochainement sa retraite ou si l’on constate une vacance de poste.

Le fait de pouvoir apprendre via une connexion internet est assurément un point qui a été déterminant pour favoriser la mobilité à l’interne et l’épanouissement professionnel des salariés. Une formation doit aussi correspondre au budget que l’entreprise peut y mettre. Il s’agit donc aussi dans le cadre de l’établissement de la GPEC de prendre en compte ses coûts de fonctionnement.

Automatisation des actions

Il serait également faux de penser qu’une GPEC est une action statique et figée dans le temps : l’entreprise évolue, mais ses collaborateurs aussi, tout comme les volontés, peut-être, du dirigeant. Que ce soient les salariés de plus en plus en quête de sens au travail, avec l’envie de se sentir utiles, l’employeur qui doit parfois composer avec un contexte économique difficile : de nombreux paramètres peuvent entrer en ligne de compte et vont amener à changer l’orientation de la GPEC au fil des années.

Il faut donc opérer une veille constante et une mise à jour de tous ces éléments. Comme cela peut être chronophage et contraignant, il est bon de savoir que l’on peut désormais s’appuyer sur certains outils en des logiciels de gestion et de suivi de la GPEC. Avant de porter son choix sur l’un d’eux, il faut regarder s’il est adapté aux besoins de l’entreprise mais aussi à sa taille.