Qu’est ce que MyPeopleDoc ?
Une bonne gestion des opérations RH contribue à asseoir la bonne réputation d’une grande entreprise. Mais cela peut être mis à mal par une trop grande quantité de documents. Créé en 2008, MyPeopleDoc est une plateforme en ligne qui a pour objectif justement d’aider à la gestion RH.
Beaucoup de grandes entreprises à l’instar de Bouygues Telecom ou encore Canal + et Starbucks France lui font confiance, pour communiquer également plus efficacement avec leurs employés. Depuis sa création, l’outil compte 4 millions d’utilisateurs qui peuvent ainsi traiter plus efficacement et rapidement leurs documents RH, par le biais d’ordinateurs, de tablettes ou encore de smartphones, mais pas seulement.
Autre aspect non négligeable, le fait que le coffre fort électronique MyPeopleDoc ; étant une plateforme en ligne ; permette de limiter l’utilisation du support papier.
Alors que les entreprises veulent être de plus en plus vertes, ce point méritait d’être souligné car tout est possible de manière dématérialisée. L’utilisation de cet outil peut donc être aussi vue comme un moyen de communiquer habilement sur ses valeurs et son éthique d’entreprise.
Pourquoi préférer MyPeopleDoc à un mail ordinaire ?
Un mail classique, du fait de l’absence d’horodatage, de signature ou tout simplement parce qu’il est toujours possible de masquer sa réelle identité en créant une adresse ne peut pas servir de preuve, du point de vue légal et juridique. MyPeopleDoc, en répondant à ces différentes lacunes assure l’intégrité de chaque document reçu, puisqu’il mentionne l’identité de l’expéditeur. Ce qui est valable pour la réception des documents l’est tout autant pour l’envoi, ce qui assoit la légitimité du document et par extension du service RH et de l’entreprise qu’il représente.
Bien entendu MyPeopleDoc protège et garantit les données personnelles, assure la confidentialité sur des documents sensibles et le logiciel est pérenne. Concernant la conservation des documents et leur archivage, cela est confié à la Caisse des Dépôts et Consignations Arkhinéo, ce qui est assurément un gage de qualité.
Compte MyPeopleDoc : comment le créer et l’activer facilement ?
Chaque salarié d’une entreprise qui se dote du logiciel d’aide de gestion RH MyPeopleDoc peut facilement créer un compte sur la plateforme. Pour cela, il suffit d’aller sur le site, de cliquer sur l’onglet « inscription », puis « demander une invitation » pour renseigner des coordonnées. Quand cela est fait, le logiciel envoie un code d’activation à une adresse mail valide qui a été normalement donnée à l’employeur pendant l’embauche.
En cliquant sur le lien reçu donc par mail, le salarié va trouver le mot de passe qui lui a été assigné par son entreprise et qui va l’aider à finaliser la création de son compte. Quand cela sera fait, le salarié pourra archiver tous les documents RH le concernant comme les certificats de travail, les courriers professionnels qu’il souhaite conserver ou encore ses différents bulletins de paie.
MyPeopleDoc s’apparente donc à un coffre-fort numérique dans lequel on peut garder des documents RH importants.
Les fonctionnalités possibles
Il est donc possible de déposer dans ce coffre-fort numérique tous les documents RH importants en les nommant comme on le souhaite pour pouvoir les retrouver au besoin, si on doit les produire, afin de les transmettre à des tiers, de manière dématérialisée. Seul inconvénient à relever concernant cette fonctionnalité de MyPeopleDoc : le fait que la capacité de stockage soit limitée à 10 Go et que les documents doivent respecter une certaine taille (ne pas dépasser les 250 Mo).
Pour voir le côté positif, cela évite de conserver des documents qui n’ont plus d’utilité. L’utilisateur cependant peut être rassuré par le fait qu’il faille vraiment vider le contenu de la poubelle virtuelle pour supprimer un document de manière définitive. Sans cette action, il est toujours possible de récupérer un document qui aurait été enlevé par erreur. Pour autant, l’outil se veut relativement polyvalent et intuitif ce qui explique son grand succès auprès des entreprises et des salariés.
Ces derniers d’ailleurs peuvent centraliser tous leurs documents RH même s’ils ont plusieurs employeurs si bien entendu ces derniers utilisent tous cet outil. A chaque fois qu’un document arrive sur leur compte de plateforme, ils reçoivent une notification par mail.
Enfin, MyPeopleDoc comprend un historique d’actions qui recense tout ce qui a été fait sur un compte donné comme les intrusions, les téléchargements qui ont été faits et quand, grâce à une date et une heure.
Les avantages de MyPeopleDoc pour les entreprises
Pour les entreprises, aller de l’avant et surtout avancer vite est une nécessité pour se démarquer de la concurrence. Pourtant, cela n’est pas toujours facile avec un administratif de plus en plus contraignant. En utilisant MyPeopleDoc au niveau RH, il est possible de se recentrer sur le cœur de métier de cette activité pour se décharger de certains documents. La productivité au niveau des Ressources Humaines est donc optimisée grâce à ce logiciel.
Ainsi, plus besoin de transporter physiquement des documents papier pour des réunions ou de rechercher un document papier donné dans les archives, ce qui pourrait se révéler très chronophage, voire vain, quand on sait le nombre de documents qui ne font l’objet d’aucun récolement ou qui sont supprimés par inadvertance. Les documents digitaux sont plus sécurisés de cette manière et plus facilement accessibles, à la demande, y compris lors d’un contrôle ou d’un besoin spécifique ce qui permet de gagner en sécurité.
La dématérialisation des documents entre dans le cadre du zéro papier que beaucoup d’entreprises entendent viser et qui correspond à des valeurs entrepreneuriales actuelles. Les clients ne peuvent qu’y être sensibles, tout comme les salariés. Comme chaque document peut y trouver sa place, y compris d’anciens documents papier qui auraient été digitalisés selon les normes en vigueur, il y a plus de place dans l’entreprise, là où se trouvaient auparavant les documents papier. Ces derniers d’ailleurs peuvent faire l’objet d’un archivage et d’une conservation par des entreprises spécialisées.
Ce que pensent les salariés de l’outil de gestion RH MyPeopleDoc
Les retours des salariés sont globalement positifs vis-à-vis de ce coffre-fort digital qui se veut facile à utiliser au quotidien et qui répond en outre à leur envie d’œuvrer pour la planète en limitant l’utilisation du support papier. Il leur est agréable de pouvoir compter sur ce coffre-fort digital pour entreposer les documents RH les concernant.
Pourtant, l’outil n’est pas parfait. Cela se voit notamment lors des mises à jour régulières. Si ces dernières sont les bienvenues pour avoir toujours un logiciel à la pointe de ce qui se fait au niveau des Ressources Humaines, cela peut occasionner des changements de fonctionnement auxquels les utilisateurs sont contraints de s’adapter, ce qui n’est pas toujours évident, surtout quand on n’a que peu de connaissances dans ce type d’outils.
Malgré ces quelques remontées à ce sujet, les autres commentaires sont très positifs et beaucoup estiment que MyPeopleDoc « participe pleinement au développement d’une entreprise », ce qui n’est pas anodin.
